ДО ПОЕЗДКИ:
Для оформления приказа о командировании необходимо заблаговременно (не менее чем за 10 дней до отъезда) представить в Дирекцию международного сотрудничества (ДМС) (ауд. Г-223, Г–221) следующие документы:
- Служебная записка (Приложение 1), подписанная руководителем;
- Копия приглашения;
- Перевод приглашения (в свободной форме);
- Копия медицинской страховки.
Перечень возможных командировочных расходов:
- основной маршрут следования (Москва-……-……-Москва) авиа/ ж.д;
- трансфер Москва-аэропорт-Москва (аэроэкспресс);
- проезд на территории зарубежной страны в другие города (авиа/ж.д/автотранспорт);
- рансфер аэропорт – гостиница – аэропорт;
- суточные;
- проживание в гостинице;
- медицинская страховка;
- консульский сбор/сервисный сбор за оформление визы;
- оргвзнос на конференцию.
Перечень возможных источников оплаты командировочных расходов:
- тема НИЧ (виза научного руководителя темы, виза отдела финансового сопровождения НИР и ОКР);
- грант РФФИ (виза отдела финансового сопровождения НИР и ОКР);
- накладные расходы НИЧ (виза помощника проректора по научной работе);
- платные образовательные услуги (ПОУ) кафедры с указанием прямые или накладные ПОУ;
- централизованный фонд МЭИ;
- за счет принимающей стороны;
- другие статьи расходов;
Служебная записка визируется:
- сотрудником Финансово-экономического управления в случае оплаты командировочных расходов НИУ "МЭИ";
- секретарем Комиссии экспортного контроля НИУ "МЭИ" (КЭК) в случае вывоза материалов (доклады, лекции, презентации и т.д.) или выставочных экспонатов и отчетов НИР.
ВАСИЛЬЕВА Надежда Сергеевна (КЭК), Тел.: 72-28
- Первым проректором в случае командирования директора института или заведующего кафедрой.
После выхода приказа о командировании сотрудник должен ознакомиться с приказом и расписаться в листе инструктажа в ДМС.
ВАЖНО:
Сотрудники МЭИ, готовящиеся к командировке и имеющие допуск к сведениям, составляющим государственную тайну, должны дополнительно руководствоваться требованиями «Порядка выезда за границу сотрудников МЭИ, допущенных (допускавшихся ранее) к сведениям особой важности и совершенно секретным сведениям, составляющим государственную тайну».
В случае нахождения сотрудника в отпуске на период командировки обязательно оформляется в Управлении поработе с персоналом ОТЗЫВ ИЗ ОТПУСКА.
ПОСЛЕ КОМАНДИРОВКИ:
Сотрудник сдает отчетные документы.
- В Дирекцию международного сотрудничества:
-
Отчет о командировке (Приложение 2) (оригинал в 2х экземплярах, и в электронном виде на электронный адрес ДМС: oms.mpei@gmail.com).
В случае внесения изменений в командировку в ДМС предоставляется служебная записка на изменение приказа (Приложение 3).
В случае отмены командировки предоставляется служебная записка об отмене командировки (Приложение 4).
- В бухгалтерию (К-213) отчетные документы по командировочным расходам:
-
Авансовый отчет (Приложение 5);
-
отчет о командировке (см. выше), заверенный директором ДМС;
-
консульский сбор - копия визы в паспорте, оригиналы квитанций за консульский и сервисный сборы;
-
суточные – копии первой страницы загранпаспорта с фотографией и штампов о пересечении границы;
-
гостиница – оригинал счета с переводом на русский язык (заверяется в ДМС);
-
мед.страховка – копия мед.страховки и квитанция об оплате;
-
транспортные расходы:
авиаперелет – авиабилет (электронный или оригинал), посадочные талоны (все) по билету, билеты на аэроэкспресс;
внутренние переезды – оригиналы проездных документов с указанием их стоимости, маршрута, фамилии командируемого (желательно) (все документы должны быть переведены на русский язык, перевод заверяется в ДМС).
